اهمیت آنچه بر گذشتگان رفته، در برهه‌های مختلف زمانی منجر به اشکال گوناگون ثبت و انتقال وقایع و روایات شده است. جوامع از گذشته تاکنون با تاکید بر این مهم که راه‌های رفته و نرفته و تجربیات پیشینیان تا چه میزان می‌تواند کلید راه باشد، به دنبال حفظ و نگهداری حافظه تاریخی خود بوده اند و تجربه زیسته ما نشان می‌دهد، پیشرفت و سرعت حرکت به سمت اهداف متعالی در فضایی قابل دستیابی است که افراد از این حافظه‌های ارزشمند خود در تصمیم گیری هایشان بهره برده اند.
در دنیای کنونی نیز با اهمیت یافتن موضوع دانش به عنوان مفهوم کلیدی موفقیت، حفظ و نگهداری و البته امکان دسترسی مناسب به انبوه دانشی که در لابلای زمان در حافظه سازمان‌ها به جا مانده؛ دو چندان شده است. در حال حاضر مدیران و سازمان‌ها می‌دانند و باید بدانند که گردآوری، ثبت و در دسترس قرار گرفتن دانش و اقدامات گذشتگان، کلید راه پیشرفت آن هاست. از این رو برای مدیریت بهتر منابع فکری، حافظه سازمانی میبایست خلق شده و توسعه یابد. در واقع زمانی که یک کارمند فضای سازمان را ترک می‌کند، کلیه دانشی که وی اندوخته کرده از سازمان خارج می‌شود که برای حفظ چنین دانش پنهانی باید به گردآوری و ثبت این معلومات پرداخت.
همچنین مفهوم سرعت، موضوع مهمی است که اهمیت حافظه سازمانی را بیش از پیش می‌کند. حافظه سازمانی با شکل دادن یک ذهنیت مشترک که مجموعه‌ای از اطلاعات، قوانین، دستورالعمل‌ها و شیوه‌نامه‌ها، آیین‌نامه‌ها، ساختار سازمانی است؛ به افزایش سرعت در سازمان‌ها کمک کرده و از اتلاف زمان جلوگیری کند. همچنین وجود انبوه اطلاعات موجود، اهمیت سهولت دسترسی را دوچندان می‌کند؛ افراد باید بدانند چگونه از میان انبوه اطلاعات به موارد مورد نیازشان دسترسی پیدا کنند. حافظه سازمانی همچنین به بخشی از اطلاعات پرداخته و آن را ثبت می‌کند که گا‌ها غیر ملموس‌تر و ناشناخته‌تر است.
همچنین باید تاکید کرد، بدیهی است سازمان‌ها هرچه بزرگ‌تر و گسترده‌تر باشند، حجم داده‌ها و اطلاعات ان‌ها نیز بیشتر است و تجمیع و نگهداری داده‌های ان می‌تواند از پراکندگی جلوگیری کرده و ریسک فراموشی را پایین بیاورد. چرا که حافظه سازمانی امکان فراگیری و بهبود دائمی فرآیند‌ها را فراهم می‌آورد.
شهرداری‌ها نیز از گذشته تا کنون به عنوان یک ابر سازمان، نقش مهمی در تغییرات سیما و منظر شهری داشته اند؛ تغییراتی که شامل حوزه‌های مختلفی، چون شهرسازی، عمران، خدمات شهری و .. شده و با هویت شهر پیوند دارند؛ لذا اهمیت ثبت و حفظ فرایند این تغییرات در طول ادوار گذشته موضوع قابل توجه و مهمی است که می‌تواند به صورت همزمان هویت شهر را نیز حفظ کرده و اسناد جاری را نیز برای آیندگان حفظ کند.
چنانچه باید تاکید کرد حفظ این حافظه هویتی نیز بخش مهمی از وظایف شهرداری است که با ثبت آن خدمت دیگری برای شهروندان خواهد بود. تجربه خطا‌های گذشتگان و آنچه منجر به پیروزی و یا شکستشان شده است می‌تواند نقشه راهی باشد که ریسک انجام خطا‌ها و تکرار آنها را پایین آورده و نتایج بهتری را در حوزه‌های مختلف رقم بزند.