محمدرضا کلائی، شهردار مشهد گفت: بسیاری از شهروندان هنوز از تحول سازمانی و نوآوری‌هایی که در شهرداری اتفاق افتاده است خبر ندارند و باید از این اقدامات خبردار شوند و به گوششان برسد.
محمد کاملان | شهرآرانیوز؛ به گزارش خبرنگار ما، محمدرضاکلائی با بیان این مطلب در همایش روز ملی کیفیت با تأکید بر اینکه معاونت برنامه ریزی شهرداری در دوره پنجم شورای شهر ویژگی‌هایی همچون پیشرو بودن، الزام به کار و دخیل کردن شناخت از محیط در استفاده از ابزار را به نحو بسیار مطلوبی انجام داده است، گفت: نظر ما در شهرداری همواره این بوده است که بودجه نباید ابزاری برای کنترل دخل و خرج و برشی از برنامه‌های میان مدت شهرداری باشد، بلکه باید ابزاری شود برای کنترل بحران و ساختن فرصت از دل تهدید‌های موجود در جامعه که خوشبختانه این اتفاق در بودجه ۱۳۹۹ افتاده است و امسال به گونه‌ای است که می‌توان این عملکرد را از آن انتظار داشت.
وی با اشاره به چالش‌های بیرونی پیش رویِ معاونت برنامه ریزی برای ایجاد تحول سازمانی ادامه داد: قبلا از معاونت برنامه ریزی درخواست کرده ام که به سمت استاندارد کردن اقدامات و معماری داخلی شهرداری برویم. مهم‌تر از حرف‌های بزرگ زدن، ساخت سازمانی است که بداند ما از او چه می‌خواهیم و این تحولات سازمانی به چه منظوری انجام می‌شود. این اتفاقات شاید در بیلان کاری ارائه نشود یا کسی اصلا آن‌ها را حس نکند، اما در عملکرد سازمان بسیار مؤثر است.
مردم باید از تحول سازمانی شهرداری باخبر شوند
شهردار مشهد در ادامه و با بیان اینکه شهرداری در برخی از حوزه‌ها باید شهر را تحت الشعاع عملکرد خود قرار دهد، افزود: در بعضی از حوزه‌ها که باید همه و کسب وکار‌های شهری از عملکرد ما با خبر شود، معاونت برنامه ریزی کار‌های خوبی انجام داده؛ البته بعضی از آن‌ها ادامه پیدا نکرده است که معتقدم باید ادامه دار باشد.
دغدغه شورای شهر سرعت بخشیدن به فرایندهاست
رئیس کمیسیون برنامه و بودجه شورای شهر نیز اصلاحات گسترده در ساختار شهرداری را برای تسریع در پاسخ گویی به شهروندان و در راستای شفافیت هرچه بیشتر این مجموعه دانست و گفت: درباره فرم‌ها و پیچیدگی‌های اداری همیشه این دغدغه وجود داشته است که کارِ شهروندان به شکل درست و با سرعتی مناسب انجام شود. هرچه سرعت کار بیشتر و فرایند‌ها کوتاه‌تر و راحت‌تر باشد، پاسخ گویی بی دغدغه تری به شهروندان خواهیم داشت و از طرف دیگر رضایت مندی مردم هم از مجموعه شهرداری بالا خواهد رفت.
بتول گندمی ادامه داد: یکی از دغدغه‌های اصلی شورای پنجم از ابتدا تا امروز رفع مشکلات خانواده شهرداری بوده است و همواره تلاش کرده ایم به جای اینکه در مقابل همکاران باشیم، در کنار آن‌ها قرار بگیریم. تغییرات و تحولات سازمانی شهرداری مشهد با گذشته مقایسه پذیر نیست.
وی با بیان اینکه آرامش خانواده شهرداری رابطه مستقیمی با خدمت رسانی به شهروندان دارد، افزود: اگر خانواده بزرگ شهرداری در آرامش باشد و بتواند در فضای آرامی کار کند، با بیشترین ظرفیت ممکن به شهر خدمت خواهد کرد، اما اگر حال خوبی نداشته باشد و دغدغه شرایط خودش را داشته باشد، بازدهی پایینی خواهد داشت.
افزایش بهره وری در شهرداری مشهد با اجرای الزامات نظام آراستگی محیط کار
همچنین سرپرست معاونت برنامه‌ریزی و توسعه سرمایه انسانی شهرداری مشهد با اشاره به رونمایی از ۳ طرح شرح وظایف پست‌های سازمانی مصوب شهرداری مشهد، الزامات نظام آراستگی محیط‌کار در شهرداری‌ها و فرم‌های فرایندی یکپارچه استاندارد، گفت: یکپارچه سازی فرم‌های فرایندی سبب حذف ارجاعات متعدد و تسریع زمان انجام کار، حذف امضا‌های غیرضروری، تسهیل و کاهش پیچیدگی‌های محتوایی و تقویت ارتباط فرایندی با فرم‌ها و فرایند‌های ستادی شده است.
آیدا مهربان افزود: همچنین طرح شرح وظایف پست‌های سازمانی مصوب شهرداری مشهد با هدف اصلاح و به‌روزرسانی وظایف واحد‌ها با توجه به مستندات موجود و تغییر ساختار و به‌تبع آن تغییر شرح وظایف برخی حوزه‌ها، تکمیل فرایند طراحی تشکیلات تفصیلی شهرداری از طریق تعیین شرح وظایف پست‌های سازمانی و آگاه‌کردن مستخدمان از حدود وظایف و مسئولیت‌های محوله در پست یا شغل مورد تصدی انجام شده است.
وی بیان کرد: از دیگر طرح‌های رونمایی‌شده می‌توان به الزامات نظام آراستگی محیط کار در شهرداری‌ها اشاره کرد؛ شهرداری مشهد در راستای افزایش تعالی سازمانی از طریق ایجاد فرهنگ نظم در بین کارکنان، اقدام به اجرای فرهنگ آراستگی کرده است، زیرا نظمی که از محیط کار شروع و وارد فرایند‌ها شود، در نهایت منجر به افزایش بهره وری خواهد شد.
وی اضافه کرد: امیدواریم با توجه به نگاه کارکنان شهرداری، این طرح‌ها سبب افزایش کیفیت و کارایی سازمانی شود و فرایند‌ها ادامه پیدا کند.
افزایش سرعت کار در مناطق شهرداری
مدیرکل دفتر نوسازی و تحول سازمانی شهرداری مشهد نیز در ابتدای این مراسم با بیان اینکه این دفتر متولی بهبود کیفیت و کارایی در این سازمان است، از کاهش فرم‌ها و پیچیدگی‌های اداری در شهرداری خبر داد و گفت: در ستاد شهرداری چیزی نزدیک به ۶۷۵ فرم وجود داشت که بعد از بازبینی و اصلاح، در نهایت به ۲۹۸ فرم اصلاح شده رسیده ایم و ۳۹ درصد از امضا‌هایی که باید پای این فرم‌ها زده می‌شد حذف شده است. البته بعد از ۳ ماه یک ممیزی صورت خواهد گرفت تا عیب و ایرادات فرم‌های جدید شناسایی و برطرف شود.
هدی پیروی با اشاره به بالا رفتن سرعت کار در مناطق به دنبال حذف برخی از این فرم‌ها افزود: در چندماه اخیر و در مناطق شهرداری مشهد چیزی نزدیک به ۷۹ درصد از فرم‌ها و ۴۲ درصد از امضا‌ها را بعد از پالایش و بررسی حذف کردیم که نه تنها هیچ اتفاقی نیفتاد، بلکه به دلیل از بین رفتن فرایند‌های موازی، سرعت کار و پاسخ گویی به شهروندان بیشتر از قبل شد و کارایی اداری به طرز چشمگیری بالا رفت.
ساختار شهرداری بعد از ۱۰ سال مصوب شد
مدیرکل دفتر نوسازی و تحول سازمانی شهرداری مشهد با تأکید بر اجرای دستور العمل‌های مربوط به نظام آراستگی در این سازمان خاطرنشان کرد: شهرداری مشهد با اجرای نظام آراستگی بیگانه نیست و چندین سال است که این کار در مجموعه شهرداری انجام می‌شود، اما در سال جدید تغییر رویکرد دادیم و استاندارد آراستگی را به صورت کامل در شهرداری اجرا خواهیم کرد. تا به حال ۵ دستورالعمل دراین باره به همه زیرمجموعه‌های شهرداری ابلاغ شده است و تا امروز ۶۰۰۰ نفر-ساعت آموزش حضوری و فرهنگ سازی داشته ایم؛ ضمن اینکه این مجموعه تدوین شده است و برای انتقال تجربه به دیگرشهر‌ها و کلان شهر‌های کشور هم ارسال خواهد شد.
پیروی در ادامه افزود: ساختار شهرداری مشهد بالاخره بعد از ۱۰ سال نوشته، تصویب شده و برای اعلام نظر نهایی آماده ارسال به وزارت کشور است. آن‌ها هم البته متقاضی اند که این شرح وظایف به عنوان نمونه برای دیگرشهرداری‌ها هم فرستاده شود.
در پایان این مراسم سه طرح تدوین شرح وظایف پست‌های سازمانی مصوب شهرداری مشهد، الزامات نظام آراستگی محیط کار در شهرداری‌ها و بهبود فرم‌های فرآیندی یکپارچه استاندارد ستاد در شهرداری مشهد رونمایی شد.