پیش از اصلاح ساختار

سال هاست از شکل گیری شورا‌های اسلامی شهر می‌گذرد و اکنون در دوره ششم حیات آن هستیم، اما به دلیل پیچیدگی و تنوع تکالیف و وظایف مدیریت شهری از یک سو و تغییرات مکرر سیاسی در ترکیب شورا‌ها از سوی دیگر، شهرداری‌های کشور همچنان ساختار سازمانی منسجم و باثبات ندارند.

البته بخشی از این اتفاق به دلیل تخلف بسیاری از شهرداری‌ها به خصوص در کلان شهر‌ها از ساختار‌های مصوب است که سبب شده است به موازات نمودار سازمانی قانونی ساختار‌هایی اجرایی شکل بگیرند که نظم قانونی سیستم را از این حیث خدشه دار کنند.

اما سؤال اساسی در نظام تشکیلات و روش‌ها این است که به راستی چه موقعی زمان اصلاح ساختار فرامی رسد؟ پاسخ به این پرسش از دیدگاه صاحب نظران مختلف به ویژه با تولد ساختار‌های متداخل و ارگانیک متفاوت است، اما تقریبا بیشتر آن‌ها بر یک روند علمی در این راستا اتفاق نظر دارند. مسیر تحول سازمانی به ترتیب زیر دنبال می‌شود:

تازه گردانی: بسیاری از موارد ناکارآمدی سازمانی حاصل بی انگیزگی کارکنان، فرسایشی شدن امور و کسالت سازمانی است که با رویکرد «تازه گردانی» شامل مواردی مانند؛ «غنی سازی و توسعه شغل، چرخش شغلی، حل تعارضات سازمانی و عوامل برانگیزاننده» رفع می‌شود.

بهبود فرایند‌ها و روش ها: تازه گردانی بسیاری از عوامل نابسامانی سازمان را برطرف می‌کند، اما اگر کارگر نیفتاد، می‌توان از طریق اصول سیستم مدیریت کیفیت به بهبود، بازبینی و اصلاح فرایند‌ها و روش‌ها برای ایجاد روندی بهتر اقدام کرد.

سازمان دهی دوباره: سازمان دهی دوباره اتفاقی است که اگر به صورت مناسبی صورت پذیرد، نیاز به اصلاح ساختار سازمانی نخواهد بود. سازمان دهی دوباره شامل بازبینی در چگونگی «هماهنگی سازمانی، تفکیک دوایر اداری و شرح وظایف قانونی پست ها» است.

اصلاح ساختار: در بسیاری موارد با انجام سه مرحله قبل نیازی به اصلاح ساختار نخواهد بود، اما درصورتی که مراحل پیشین به شکل علمی و دقیق انجام شد و همچنان نارسایی‌ها وجود داشت، موضوع اصلاح ساختار مطرح می‌شود.

انقلاب کیفیت: اگر در سازمانی همه موارد پیشین انجام شد و همچنان سیستم دچار ناکارآمدی و محقق نشدن اهداف بود، باید انقلاب کیفیت به معنای تغییرات بنیادین در همه ساختارها، روش‌ها و فرایند‌ها انجام شود.

اتفاقی که در شهرداری‌های کشور رخ داده، رعایت نشدن اولویت این موارد است؛ به شکلی که در بسیاری موارد ساده‌ترین راه برای اصلاح امور را در بازبینی ساختار دیده اند و از روند علمی و منطقی آن خارج شده اند.

«ساختار در خدمت راهبرد» است، اما باید در نظر گرفت که چرخه حیات آن و روند زمانی و علمی برای تغییرات لازم باید مدنظر مدیران و تصمیم گیران قرار گیرد.