بهینه سازی فرایند‌های مدیریت شهری

شهرداری‌ها فرایند‌ها و خدمات متنوع و پیچیده‌ای دارند که در گستره جغرافیایی مشخص به فعالیت مشغول هستند. دراین میان، پراکندگی دوایر سازمانی مدیریت شهری در قالب مناطق، ناحیه ها، شرکت‌ها و سازمان‌های تخصصی ارائه دهنده خدمات سبب می‌شود مراجعان شهرداری‌ها همواره در معرض رویارویی با فرایند‌های متنوع و پیچیده‌ای قرار بگیرند که در بسیاری مواقع به دلیل روان نبودن امور، نارضایتی آن‌ها را به دنبال دارد.

ازاین رو، ضروری است صاحبان فرایند‌ها و مسئولان حوزه تحول سازمانی به پایش مستمر امور برای دستیابی به بهترین و ساده‌ترین خط سیر تولیدات سازمانی اهتمام ورزند؛ امری که در ادبیات شبکه مدیریت کیفیت از آن به عنوان «بهینه سازی فرایندها» یاد می‌شود.

«نظم و انضباط مربوط به تنظیم یک فرایند با هدف روان سازی و کیفی سازی برخی شاخص‌های فرایند و البته تخطی نکردن از محدودیت‌ها و قوانین موجود» را می‌توان تعریفی مناسب برای بهینه سازی فرایند در نظر گرفت.

برخی از مهم‌ترین اقداماتی که در این عرصه باید انجام شود، شامل «هوشمندسازی و ارائه خدمات مبتنی بر وب سرویس ها، بازمهندسی فرایند‌های حوزه‌های مختلف سازمانی با رویکرد روان سازی و تسهیل گردش فعالیت ها، یکپارچگی فرم ها، قوانین و نحوه چرخش کار در واحد‌های مختلف، به روزرسانی ماتریس تعامل فرایند‌های سازمانی، آگاهی بخشی عمومی کارکنان سازمانی از روند‌های جاری و...» است. بررسی فرایند، ارتباط معناداری با بهینه سازی فرایند دارد.

درواقع مجموعه‌ای از روش‌ها و ابزارهاست که با هدف بررسی نتایج میانی فرایند‌ها و کمک به روال تصمیم گیری در سازمان به کار گرفته می‌شوند. تجزیه و تحلیل فرایند‌ها به سه گروه تقسیم می‌شود:

اول، کنترل فرایند (نگاه به گذشته): که بیشتر به بررسی داده‌های پیشین مربوط می‌شود.

دوم، پایش فرایند (شرایط فعلی): رصد فعالیت‌های سازمانی است. در زمان تحلیل امور (شرایط جاری) به کار گرفته و درباره آن‌ها بحث می‌شود که بیشتر درباره داده‌های بهنگام حاصل از اجرای فرایند است.

سوم، هوش فرایندی (خروجی آینده): این مرحله پیش بینی خروجی‌های آینده است که از آن با عنوان «هوش فرایندی» یاد می‌شود.

شهرداری‌ها باید برای اطلاع رسانی به مدیران، شهروندان و مجریان درباره کارایی و اثربخشی فرایندها، آن‌ها را تجزیه و تحلیل کنند. بیشتر این بررسی و تحلیل به عنوان یک ورودی در بهینه سازی امور تلقی می‌شود یا در برخی موارد برای سنجش انطباق عملکرد سازمان با قوانین ازپیش تعیین شده بهره برداری می‌شود.